Érdekesség: a Munka Törvénykönyve nem ismeri a „munkaköri leírás” fogalmát

A törvény - idestova 14 éve változatlanul - ehelyett három, egymással szorosan összefüggő kérdést rendez: meghatározza a munkaszerződésben rögzítendő munkakört, előírja a munkakörbe tartozó feladatokról történő írásbeli tájékoztatást, valamint meghatározza a munkavállaló munkavégzéssel kapcsolatos alapvető kötelezettségeit.

Az Mt. 45. § alapján a munkaszerződésben a munkakört kell meghatározni

A Munka Törvénykönyve 45. § (1) bekezdése szerint a munkaszerződésben a feleknek meg kell állapodniuk a munkavállaló alapbérében és munkakörében. A törvény tehát nem azt követeli meg, hogy a munkaszerződésben valamennyi munkaköri feladatot részletesen felsorolják, hanem azt, hogy maga a munkakör egyértelműen meghatározásra kerüljön.

Ez fontos különbség. A munkaszerződésben szerepelhet például az, hogy a munkavállaló munkaköre „értékesítési munkatárs”, „adminisztrátor”, „szakács”, „autóbuszvezető” vagy „üzletvezető”. A konkrét munkaköri feladatok részletes meghatározása azonban már nem feltétlenül magának a munkaszerződésnek a feladata.

Az Mt. 46. § már a munkakörbe tartozó feladatokról szóló tájékoztatást írja elő

A Munka Törvénykönyve 46. §-a alapján a munkáltató köteles írásban tájékoztatni a munkavállalót több, a munkaviszony szempontjából lényeges körülményről. Ennek része a munkakörbe tartozó feladatokról történő tájékoztatás is.

Ez az a pont, amelyet a gyakorlatban gyakran a „munkaköri leírással” teljesítenek. Jogilag azonban érdemes pontosan fogalmazni: az Mt. munkaköri feladatokról történő írásbeli tájékoztatást ír elő, nem pedig „munkaköri leírás” elnevezésű dokumentum elkészítését.

A két megfogalmazás között nem pusztán nyelvi különbség van. A törvényi szabályból ugyanis sokkal jobban érthetővé válik a dokumentum valódi célja. A munkáltatónak arról kell megfelelő tájékoztatást adnia, hogy az adott munkakörben milyen feladatokat kell a munkavállalónak ellátnia.

A munkáltató természetesen továbbra is elnevezheti ezt a dokumentumot „Munkaköri leírásnak”. Ez egy régóta kialakult és mindenki számára érthető elnevezés. A dokumentum jogi jelentőségét azonban nem az elnevezése, hanem annak tartalma határozza meg.

És itt kapcsolódik hozzá az Mt. 52. §-a

Miután a munkaszerződés meghatározta a munkakört, a munkáltató pedig tájékoztatta a munkavállalót a munkakörébe tartozó feladatokról, a következő kérdés az, hogyan köteles ezeket a feladatokat a munkavállaló teljesíteni.

Erre ad választ a Munka Törvénykönyve 52. §-a. A törvény meghatározza a munkavállaló alapvető kötelezettségeit, és többek között előírja, hogy a munkavállaló munkáját személyesen, az általában elvárható szakértelemmel és gondossággal, a munkájára vonatkozó szabályok, előírások, utasítások és szokások szerint köteles végezni.

A három rendelkezés tehát egymásra épül.

Mt. 45. §: meghatározzuk, hogy mi a munkavállaló munkaköre.
Mt. 46. §: a munkáltató írásban tájékoztatja a munkavállalót a munkakörbe tartozó feladatokról.
Mt. 52. §: meghatározza, hogyan és milyen alapvető követelmények szerint köteles a munkavállaló a munkáját végezni.

Ebből az összefüggésből az is jól látható, hogy a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatónak elsősorban valóban a feladatokról kell szólnia. Nem szükséges egyetlen dokumentumba összevonni a munkavállaló önéletrajzát, végzettségeit, a kiválasztás során alkalmazott követelményeket, a vállalati szabályzatokat és minden más, a munkaviszonyhoz valamilyen módon kapcsolódó információt.

A munkaköri feladatokról szóló tájékoztató lényege egyszerű kérdéssel megfogalmazható: mit kell a munkavállalónak ebben a munkakörben elvégeznie?

Ezért szakmailag célszerű különválasztani a munkakör betöltésének feltételeit és a munkakör tényleges tartalmát. Ha például valamely tevékenység végzéséhez jogszabály meghatározott szakképzettséget vagy jogosultságot ír elő, annak meglétét a munkáltatónak természetesen ellenőriznie kell. Ettől azonban maga a végzettség még nem válik munkaköri feladattá, és nem azért kötelező rendelkezni vele, mert azt a munkaköri leírásba beleírták, hanem azért, mert azt jogszabály megköveteli.

A munkaköri leírásként ismert dokumentumot ezért érdemes visszavezetni eredeti és valódi funkciójához: a munkakörbe tartozó feladatokról szóló világos, érthető és a tényleges munkavégzéshez igazodó írásbeli tájékoztatáshoz.

A munkaköri leírás sok vállalkozásnál még mindig olyan dokumentum, amelyet a munkaviszony kezdetekor egy korábban elkészített sablon alapján összeállítanak, átadnak a munkavállalónak, majd évekre bekerül a személyi anyagba. Pedig a munkaköri leírás ennél sokkal fontosabb és praktikusabb dokumentum lehet. Segít meghatározni, hogy mit várhat el a munkáltató a munkavállalótól, mely feladatok tartoznak ténylegesen az adott munkakörhöz, és hol húzódnak a felelősség és a hatáskör határai.

A jó munkaköri leírás ugyanakkor nem attól jó, hogy minél hosszabb. Nem szükséges minden olyan információt beleírni, amely a munkavállalóról vagy a munkaviszonyról egyébként rendelkezésre áll. A dokumentumnak elsősorban a munkakör tényleges tartalmára kell koncentrálnia.

Még ma is sok olyan munkaköri leírással találkozhatunk, amelyben a munkavállaló iskolai végzettségétől kezdve a személyes kompetenciákon keresztül szinte minden megtalálható. Ezeknek az adatoknak egy része azonban nem munkaköri feladat, más részük pedig már a munkavállaló kiválasztásakor ismert volt. Nem feltétlenül életszerű ugyanazokat a feltételeket egy másik dokumentumban ismételten felsorolni.

A munkaszerződés és a munkaköri leírás nem ugyanaz

Az első fontos különbség, hogy a munkaköri leírás nem helyettesíti a munkaszerződést. A Munka Törvénykönyve 45. §-a alapján a munkaszerződésben a feleknek meg kell állapodniuk a munkavállaló alapbérében és munkakörében. Maga a munkakör tehát a munkaszerződés egyik lényeges eleme.

A munkaköri leírás ezzel szemben elsősorban azt részletezi, hogy az adott munkakör keretében milyen feladatokat kell ellátnia a munkavállalónak. Meghatározhatja a főbb tevékenységeket, felelősségi területeket, hatásköröket, szervezeti kapcsolatokat és az adott munkakörhöz kapcsolódó lényeges elvárásokat.

Ez a különbség azért fontos, mert a munkaköri leírás nem használható arra, hogy a munkáltató egyszerűen átírja vele a munkaszerződésben meghatározott munkakört. Ha a változás már ténylegesen a munkakör módosítását jelenti, annak munkajogi megítélése is más lehet.

A munkaköri feladat nem a munkavállaló belépésével keletkezik

A munkaköri feladatok meghatározásánál érdemes egy alapvető kérdésből kiindulni: miért keres egy vállalkozás új munkavállalót? Főszabály szerint nem azért, mert szeretne valakit felvenni, majd a belépése után kitalálni, hogy milyen feladatokat adjon neki. Éppen fordítva történik. A munkáltatónál vannak elvégzendő feladatok, és ezek ellátásához van szükség megfelelő munkaerőre.

Egy új munkavállaló iránti igény rendszerint azért jelenik meg, mert új feladat keletkezett a vállalkozásnál, növekedett a meglévő munkamennyiség, bővült a tevékenység, vagy a rendelkezésre álló munkaerő munkaideje már nem elegendő valamennyi feladat megfelelő ellátásához. A létszámigénynek tehát ideális esetben már a munkaerő-keresés megkezdése előtt van egy valós szervezeti és munkaszervezési alapja.

Ez egyszerűen a feladat, az annak elvégzéséhez szükséges munkaidő és a rendelkezésre álló munkaerő összefüggése. Ha egy vállalkozásnál annyi új vagy meglévő feladat van, amelyet a jelenlegi munkavállalók a rendelkezésükre álló munkaidőben már nem tudnak megfelelően ellátni, további munkaerőre lehet szükség. A munkáltató tehát először a munkát és annak mennyiségét ismeri, és ehhez keresi meg a megfelelő munkavállalót.

Éppen ezért a munkaköri feladatokat sem a munkavállaló belépésekor kell először kitalálni. Azoknak lényegében már a munkaerő-keresés megkezdésekor meghatározhatónak kell lenniük, hiszen ezek alapján tudjuk, hogy milyen munkára, milyen tudással és milyen kapacitással rendelkező emberre van szükségünk.

Ma mégis sokszor találkozunk az ellenkező gyakorlattal. A vállalkozás meghirdet egy állást, kiválasztja a jelentkezők közül a megfelelő személyt, megállapodik vele a munkakörben és a munkabérben, majd a belépéskor kezdődik el egy külön folyamat annak meghatározására, hogy tulajdonképpen milyen feladatokat kellene számára előírni. Ez nem minden esetben életszerű megközelítés.

Ha ugyanis azért vettük fel az új munkavállalót, mert a vállalkozásnál volt olyan elvégzendő munka, amelyhez további munkaerőre volt szükség, akkor ennek a munkának legalább a fő tartalmát már a kiválasztás előtt ismernünk kellett. Ellenkező esetben nehezen lenne megmagyarázható az is, hogy milyen szempontok alapján kerestük és választottuk ki éppen az adott munkavállalót.

A helyes sorrend ezért inkább az, hogy először van a feladat, utána meghatározható a szükséges munkaóra és munkaerőigény, ezt követi a megfelelő munkavállaló keresése és kiválasztása, majd a munkaviszony létrejöttekor a munkáltató írásban tájékoztatja a munkavállalót a munkakörébe tartozó feladatokról.

Az Mt. 46. §-a szerinti tájékoztatás tehát nem arra szolgál, hogy a munkaviszony létrejötte után hozzuk létre a munkaköri feladatokat. A tájékoztatás lényege az, hogy a munkáltatónál már létező és az adott munkakörhöz rendelt feladatokról a munkavállaló megfelelő írásbeli tájékoztatást kapjon.

Ez a szemlélet a munkaerő-kiválasztást is életszerűbbé teszi. Ha pontosan tudjuk, milyen munkát kell elvégezni, akkor azt is sokkal jobban meg tudjuk ítélni, hogy a jelentkező tudása, tapasztalata és gyakorlata megfelel-e a tényleges vállalati igényeknek. Nem a kiválasztott emberhez kell utólag munkát keresni, hanem a ténylegesen elvégzendő munkához kell megfelelő embert találni.

A munkaköri feladatokról történő tájékoztatás ennek a folyamatnak tehát nem a kiindulópontja, hanem a munkaviszony létrejöttét követő dokumentált része. A munkáltató előzetesen meghatározza, milyen feladatokra van szüksége, ezek alapján munkaerőt keres és választ, majd az Mt. szabályainak megfelelően tájékoztatja a munkavállalót arról, hogy az általa betöltött munkakörhöz milyen feladatok tartoznak.

A munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás nem a munkakörelemzés szerinti munkaköri feladatok „divatos” kibővítését jelenti

Az utóbbi időben egyre gyakrabban találkozhatunk különböző, sokszor modern vagy divatos elnevezéssel készített munkakör-elemzésekkel. A vállalkozások külső szolgáltatóval készíttetnek kompetenciaelemzést, készségprofilt, személyiségprofilt, munkaköri kompetenciamátrixot vagy más részletes értékelést, majd ezek egy részét egyszerűen beemelik a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásba. Ettől azonban a tájékoztatás nem feltétlenül lesz pontosabb vagy jobb.

A munkakör elemzése ugyanis nem erről szól. A munkakör elemzésének valódi célja annak vizsgálata, hogy az adott munkakör milyen szerepet tölt be a szervezetben, milyen feladatok kapcsolódnak hozzá, ezek milyen időráfordítást igényelnek, milyen felelősséggel és döntési hatáskörrel járnak, hogyan kapcsolódnak más munkakörökhöz, és a feladatok ellátásához ténylegesen milyen munkaerő-kapacitás szükséges.

Egy jól elkészített munkakör-elemzés például arra is választ adhat, hogy egyáltalán szükség van-e egy teljes munkaidős új munkavállalóra. Lehetséges, hogy a feladatmennyiség csak napi négy vagy hat óra munkát indokol, de az is előfordulhat, hogy a feladatok mennyisége már nem egy, hanem két munkavállaló kapacitását igényli. Az elemzésnek ezért a tényleges munkából és a szükséges munkaidőből célszerű kiindulnia.

Ez szorosan kapcsolódik ahhoz, hogy nem azért hozunk létre feladatokat, mert felvettünk valakit, hanem azért veszünk fel valakit, mert vannak elvégzendő feladataink. A munkakör elemzése ennek a munkáltatói döntésnek lehet az egyik előkészítő eszköze.

Természetesen egy munkakör elemzése során annak is lehet jelentősége, hogy az adott feladatok milyen tudást, gyakorlatot, önállóságot vagy együttműködést kívánnak meg. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az elemzés valamennyi megállapítását át kell másolni a munkavállalónak átadott, munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásba.

A munkakör elemzése alapvetően munkáltatói, szervezési és döntés-előkészítési eszköz. A munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásnak ezzel szemben azt kell érthetően közölnie a munkavállalóval, hogy az általa betöltött munkakörben milyen feladatokat kell ellátnia.

A kettőt ezért nem célszerű összekeverni. Attól, hogy egy munkakör elemzése több oldalon keresztül vizsgál kompetenciákat, szervezeti kapcsolatokat, munkaterhelést, szükséges készségeket vagy más szempontokat, ezek nem válnak automatikusan munkaköri feladattá.

Különösen nem életszerű olyan általános személyes tulajdonságok hosszú felsorolását a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás részévé tenni, mint például a jó kommunikációs képesség, rugalmasság, problémamegoldó gondolkodás, terhelhetőség vagy csapatmunkára való alkalmasság. Ezeknek lehet jelentőségük a kiválasztásban vagy egy munkakör elemzésében, de nem azonosak azzal a konkrét feladattal, amelynek elvégzésére a munkavállalót foglalkoztatjuk.

A munkakör elemzésének tehát nem az a célja, hogy minél több jól hangzó követelményt gyűjtsünk össze, majd ezeket egy dokumentumban a munkavállaló elé tegyük. Sokkal inkább annak megértését kell segítenie, hogy milyen munka van a vállalkozásnál, mennyi munkaidőt igényel, hogyan érdemes megszervezni, milyen felelősségi és hatásköri szinten kell ellátni, és ehhez milyen munkaerőre van ténylegesen szükség.

Ha ezt megfelelően elvégeztük, a folyamat következő lépése már sokkal egyszerűbb: a meghatározott feladatokhoz megfelelő munkavállalót keresünk, majd a munkaviszony létrejöttekor az Mt. 46. §-ának megfelelően írásban tájékoztatjuk arról, hogy a munkakörébe milyen feladatok tartoznak.

A minőségirányítási követelmény nem azonos a munkaköri feladattal

Egyre gyakrabban találkozunk azzal a gyakorlattal, hogy különböző minőségirányítási, minőségbiztosítási vagy auditkövetelmények alapján próbálják meghatározni, hogy minek kell szerepelnie a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásban. A két kérdést azonban fontos világosan elválasztani egymástól. A minőségirányítási rendszer és a munkaköri feladatokról szóló munkajogi tájékoztatás eltérő célt szolgál, ezért nem indokolt automatikusan az egyik követelményeit a másik dokumentumba átemelni.

A minőségirányítási rendszer meghatározhatja, hogy egy adott folyamat megfelelő működéséhez milyen szakmai felkészültségre, ismeretre, gyakorlatra, kompetenciára, képzettségre vagy jogosultságra van szükség. Ezeknek a követelményeknek természetesen jelentőségük van, hiszen a munkáltatónak biztosítania kell, hogy az adott feladatot arra megfelelő személy végezze. Ez azonban nem jelenti azt, hogy valamennyi ilyen feltételt a munkavállaló munkaköri feladataként kell meghatározni.

Itt ismét vissza kell térnünk a munkaszervezés alapvető sorrendjéhez. A munkáltatónál először létezik egy elvégzendő feladat vagy folyamat. A munkáltató ennek ismeretében határozza meg, hogy annak ellátásához milyen munkaerőre van szüksége, majd ennek megfelelően keresi és választja ki a munkavállalót. Ha az adott tevékenységhez jogszabály, szakmai előírás vagy a munkáltató működési rendszere meghatározott feltételeket követel meg, akkor ezeket a munkáltatónak már a kiválasztás és a foglalkoztatás megszervezése során figyelembe kell vennie.

Annak biztosítása és ellenőrzése, hogy az adott feladat ellátására a jogszabályi, szakmai és a munkáltató által meghatározott követelményeknek megfelelő munkavállalót foglalkoztassanak, a munkáltató szervezési és foglalkoztatási felelősségének körébe tartozik. Természetesen ez nem jelenti azt, hogy a munkavállalónak ne lennének ezzel kapcsolatos kötelezettségei. A munkavállalónak valós adatokat kell közölnie, szükség esetén igazolnia kell végzettségét vagy jogosultságát, részt kell vennie az előírt oktatáson, és a munkája során alkalmaznia kell a szükséges szakmai ismereteket. Ezek azonban nem változtatják meg azt az alapvető munkáltatói felelősséget, hogy megfelelő személyt válasszon és foglalkoztasson az adott feladatra.

Nem életszerű tehát, hogy a munkáltató előbb kiválaszt és felvesz egy munkavállalót, majd a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásban kezdi el felsorolni azokat a képzettségi, szakmai vagy kompetenciafeltételeket, amelyek alapján valójában már a kiválasztási döntését meg kellett hoznia. A munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásnak azt kell meghatároznia, hogy mit kell a munkavállalónak elvégeznie, nem pedig utólagosan azt, hogy milyen emberre lett volna szüksége a munkáltatónak.

Ez természetesen nem csökkenti a minőségirányítás jelentőségét. Egy megfelelően működő minőségirányítási rendszer fontos szerepet tölthet be a vállalkozás folyamatainak szabályozásában, ellenőrzésében és fejlesztésében. A minőségirányítási megfelelőség azonban nem azonos a munkajogi megfelelőséggel, és egyik sem helyettesíti a másikat.

Különösen fontos ez egy munkabaleset vagy későbbi munkajogi jogvita esetén. Egy munkaügyi perben vagy munkabaleset kivizsgálásakor önmagában az, hogy a vállalkozás valamely minőségirányítási rendszer követelményeinek megfelelt, nem dönti el, hogy a munkáltató és a munkavállaló teljesítette-e a rá vonatkozó munkajogi, munkavédelmi és munkaszervezési kötelezettségeket.

Ilyen helyzetben annak lehet meghatározó jelentősége, hogy a munkáltató megfelelően megszervezte-e a munkavégzést, biztosította-e annak szükséges feltételeit, megfelelő személyt foglalkoztatott-e az adott tevékenységre, teljesítette-e saját tájékoztatási és munkavédelmi kötelezettségeit, illetve egyértelműen megállapítható-e, hogy a munkavállalónak ténylegesen milyen feladatot kellett ellátnia.

A minőségirányítási szakembernek természetesen lehet szerepe egy ilyen ügyben. Ismerheti a folyamatokat, részt vehetett a szabályozás vagy dokumentáció kialakításában, és az általa kezelt dokumentumoknak vagy szakmai ismereteinek bizonyítási jelentőségük is lehet. A munkáltató és a munkavállaló munkajogi garanciáit azonban nem a minőségirányítási szakember és nem önmagában a minőségirányítási rendszer teremti meg, hanem az alkalmazandó jogszabályok, a munkáltató jogszerű eljárása és a munkaviszony tényleges körülményei.

Ezért a minőségirányítási követelményeket és a munkaköri feladatokról történő tájékoztatást nem célszerű összemosni. A minőségirányítás azt vizsgálhatja és szabályozhatja, hogy a szervezetnek és az adott folyamatnak milyen feltételek mellett kell megfelelően működnie; a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás pedig azt közli a munkavállalóval, hogy neki az adott munkakörben milyen feladatokat kell ténylegesen elvégeznie.

A különbség egyszerűen is megfogalmazható: a minőségirányítási követelmény azt is meghatározhatja, hogy milyen feltételek mellett és milyen felkészültségű emberrel működtethető megfelelően egy folyamat; a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás pedig azt mondja meg, hogy az erre kiválasztott és foglalkoztatott munkavállalónak mi a feladata.

Hogyan készítsünk megfelelő tájékoztatást a munkaköri feladatokról?

A munkaköri feladatokról szóló tájékoztató sok vállalkozásnál még mindig olyan dokumentum, amelyet a munkaviszony kezdetekor egy korábban elkészített sablon alapján összeállítanak, átadnak a munkavállalónak, majd évekre bekerül a személyi anyagba. Pedig a munkaköri feladatokról történő tájékoztatás ennél sokkal fontosabb és praktikusabb lehet. Segít meghatározni, hogy mit várhat el a munkáltató a munkavállalótól, mely feladatok tartoznak ténylegesen az adott munkakörhöz, és hol húzódnak a felelősség és a hatáskör határai.

A jó tájékoztató ugyanakkor nem attól jó, hogy minél hosszabb. Nem szükséges minden olyan információt beleírni, amely a munkavállalóról vagy a munkaviszonyról egyébként rendelkezésre áll. A dokumentumnak elsősorban a munkakör tényleges tartalmára és a munkakörbe tartozó feladatokra kell koncentrálnia.

Még ma is sok olyan, munkaköri feladatokról szóló tájékoztatóval találkozhatunk, amelyben a munkavállaló iskolai végzettségétől kezdve a személyes kompetenciákon keresztül szinte minden megtalálható. Ezeknek az adatoknak egy része azonban nem munkaköri feladat, más részük pedig már a munkavállaló kiválasztásakor ismert volt. Nem feltétlenül életszerű ugyanazokat a feltételeket egy másik dokumentumban ismételten felsorolni.

Érdekesség: a Munka Törvénykönyve nem ismeri a „munkaköri leírás” fogalmát

Bár a mindennapi HR- és munkaügyi gyakorlatban hosszú idő óta elterjedt egy külön dokumentum alkalmazása a munkavállaló feladatainak meghatározására, érdemes tudni, hogy a Munka Törvénykönyve nem ezen a néven szabályozza a kérdést. Az Mt. nem ír elő ilyen elnevezésű kötelező dokumentumot.

A törvény ehelyett három, egymással szorosan összefüggő kérdést rendez: meghatározza a munkaszerződésben rögzítendő munkakört, előírja a munkakörbe tartozó feladatokról történő írásbeli tájékoztatást, valamint meghatározza a munkavállaló munkavégzéssel kapcsolatos alapvető kötelezettségeit.

Az Mt. 45. § alapján a munkaszerződésben a munkakört kell meghatározni

A Munka Törvénykönyve 45. § (1) bekezdése szerint a munkaszerződésben a feleknek meg kell állapodniuk a munkavállaló alapbérében és munkakörében. Maga a munkakör tehát a munkaszerződés egyik lényeges eleme.

A munkaszerződésben szerepelhet például az, hogy a munkavállaló munkaköre értékesítési munkatárs, adminisztrátor, szakács, autóbuszvezető vagy üzletvezető. A konkrét munkaköri feladatok részletes meghatározása azonban már nem feltétlenül magának a munkaszerződésnek a feladata.

Az Mt. 46. § a munkakörbe tartozó feladatokról történő tájékoztatást írja elő

A Munka Törvénykönyve 46. §-a alapján a munkáltató köteles írásban tájékoztatni a munkavállalót több, a munkaviszony szempontjából lényeges körülményről. Ennek része a munkakörbe tartozó feladatokról történő tájékoztatás is.

Jogilag ezért érdemes pontosan fogalmazni: az Mt. a munkakörbe tartozó feladatokról történő írásbeli tájékoztatást írja elő. Ez mutatja meg igazán a dokumentum valódi célját. A munkáltatónak arról kell megfelelő tájékoztatást adnia, hogy az adott munkakörben milyen feladatokat kell a munkavállalónak ellátnia.

És itt kapcsolódik hozzá az Mt. 52. §-a

Miután a munkaszerződés meghatározta a munkakört, a munkáltató pedig tájékoztatta a munkavállalót a munkakörébe tartozó feladatokról, a következő kérdés az, hogyan köteles ezeket a feladatokat a munkavállaló teljesíteni.

Erre ad választ a Munka Törvénykönyve 52. §-a. A törvény meghatározza a munkavállaló alapvető kötelezettségeit, és többek között előírja, hogy a munkavállaló munkáját személyesen, az általában elvárható szakértelemmel és gondossággal, a munkájára vonatkozó szabályok, előírások, utasítások és szokások szerint köteles végezni.

A három rendelkezés tehát egymásra épül.

Mt. 45. §: meghatározzuk, hogy mi a munkavállaló munkaköre.
Mt. 46. §: a munkáltató írásban tájékoztatja a munkavállalót a munkakörbe tartozó feladatokról.
Mt. 52. §: meghatározza, hogyan és milyen alapvető követelmények szerint köteles a munkavállaló a munkáját végezni.

Először azt határozzuk meg, mi a munkakör célja

Egy jól elkészített, munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásból már az elején kiderül, hogy miért létezik az adott pozíció a szervezetben. Nem feltétlenül elegendő például annyit írni, hogy „adminisztratív feladatok ellátása”. Ennél pontosabban érdemes meghatározni, hogy a munkavállaló mely üzleti, termelési, kereskedelmi, szolgáltatási vagy szervezési folyamat működését biztosítja vagy támogatja.

A munkakör céljának ugyanakkor nem kell többoldalas vállalati bemutatkozássá válnia. Néhány jól megfogalmazott mondat általában elegendő ahhoz, hogy egyértelmű legyen a pozíció szerepe a szervezetben.

A feladatokat konkrétan, de ne életszerűtlenül mereven fogalmazzuk meg

A tájékoztatás legfontosabb része az elvégzendő feladatok meghatározása. Itt célszerű világosan leírni azokat a fő tevékenységeket, amelyek az adott munkakörhöz tartoznak. Egy értékesítési munkatársnál például ide tartozhat az ügyfélkapcsolatok kezelése, az ajánlatok elkészítése, a megrendelések nyomon követése és az értékesítéshez kapcsolódó adminisztráció.

A túl általános megfogalmazás azért nem szerencsés, mert később nehéz lehet megállapítani, hogy egy adott tevékenység valóban a munkakör részét képezte-e. A másik véglet ugyanakkor ugyanilyen problémás. Ha minden apró napi tevékenységet külön pontként felsorolunk, a tájékoztatás rövid időn belül elavulhat.

A munka világa folyamatosan változik. Új informatikai rendszerek jelennek meg, megváltoznak a munkafolyamatok, automatizálhatóvá válnak korábbi feladatok, és új tevékenységek kerülhetnek egy munkakörbe. Egy túlságosan merev feladatmeghatározás ezért a gyakorlatban inkább akadályozhatja, mint segítheti a munkaszervezést.

A megfelelő megoldás általában az, ha a fő feladatcsoportokat és felelősségi területeket pontosan meghatározzuk, de nem próbáljuk meg előre felsorolni a munkavállaló valamennyi lehetséges napi mozdulatát.

Beleírható, hogy „minden egyéb feladat”?

Sok munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás végén még mindig megtalálható az a mondat, hogy a munkavállaló köteles „minden egyéb, a vezető által meghatározott feladatot” elvégezni. Ez azonban nem jelent korlátlan felhatalmazást a munkáltató számára.

Egy általános mondattól a munkáltató nem válik jogosulttá arra, hogy tartósan bármilyen, a munkakörtől teljesen idegen feladatot a munkavállalóra telepítsen. Sokkal pontosabb megfogalmazás lehet, ha a tájékoztatás a munkakörhöz kapcsolódó, a munkáltató által jogszerűen meghatározott további feladatokra utal.

A Munka Törvénykönyvében meghatározott munkáltatói utasítási jog és a munkavállaló alapvető kötelezettségei egyébként is megfelelő keretet biztosítanak a napi munkaszervezéshez. Nem szükséges ezért minden elképzelhető jövőbeni feladatot előre beleerőltetni a dokumentumba.

A felelősséget is pontosan meg kell határozni

A feladat és a felelősség nem ugyanaz. A munkaköri feladatokról történő tájékoztatásban ezért érdemes külön meghatározni, hogy mely területekért felel a munkavállaló. Ilyen lehet például a rábízott eszközök megfelelő használata, az általa kezelt adatok pontossága, a határidők betartása, az üzleti titok védelme vagy a szükséges dokumentáció megfelelő vezetése.

A felelősségi szabályoknak ugyanakkor reálisnak kell lenniük. Nem életszerű olyan eredményért teljes felelősséget előírni, amelynek elérésére a munkavállalónak nincs tényleges ráhatása.

A felelősséghez megfelelő hatáskör is tartozzon

Ez különösen vezetői, koordinációs és döntési jogkörrel járó munkaköröknél fontos. Ha egy munkavállaló felel egy folyamat megszervezéséért, akkor célszerű azt is meghatározni, milyen döntéseket hozhat meg önállóan, milyen esetekben szükséges vezetői jóváhagyás, és milyen ügyekben intézkedhet saját hatáskörben.

Nem szerencsés, ha valakit egy eredményért felelőssé teszünk, miközben nem biztosítjuk számára az eredmény eléréséhez szükséges döntési lehetőségeket. A feladat, a felelősség és a hatáskör ezért egymással összefüggő részei a megfelelő tájékoztatásnak.

Ki legyen a közvetlen felettes?

A szervezeti kapcsolatokat is érdemes egyértelművé tenni. A munkavállalónak tudnia kell, hogy kinek tartozik beszámolási kötelezettséggel, illetve kitől kaphat a munkavégzésével kapcsolatos utasítást.

Nagyobb szervezetekben ennek különös jelentősége lehet, mert problémát okozhat, ha több vezető egymásnak ellentmondó utasításokat ad ugyanannak a munkavállalónak. A megfelelő szervezeti alá- és fölérendeltségi viszonyok rögzítése ezért nem egyszerű adminisztráció, hanem a napi működést segítő szabály.

A végzettség nem munkaköri feladat – akkor miért írjuk még mindig bele?

A munkaköri feladatokról szóló tájékoztatókban még ma is rendszeresen szerepel a munkakör betöltéséhez elvárt iskolai végzettség, szakképzettség, szakmai gyakorlat, nyelvtudás és különböző személyes kompetenciák hosszú felsorolása. Ez egy korábban kialakult HR-gyakorlat része, de érdemes feltenni a kérdést: valóban szükség van minderre a munkaköri feladatokról történő tájékoztatásban?

Általánosságban nem kötelező, és álláspontunk szerint nem is feltétlenül célszerű ezeket részletesen szerepeltetni. A tájékoztatás ugyanis elsősorban azt határozza meg, hogy a munkavállalónak mit kell elvégeznie. A végzettség viszont nem munkaköri feladat.

Ha a munkáltató egy munkavállaló felvételéről már döntött, akkor a kiválasztás során megismerhette annak végzettségét, szakmai tapasztalatát, korábbi gyakorlatát és képességeit. Ezek ismeretében döntött arról, hogy az adott személyt alkalmasnak tartja-e a munkakör betöltésére.

Ehhez képest nem feltétlenül életszerű, hogy a munkaviszony létrejötte után a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásban ismét felsoroljuk, milyen végzettséggel és hány éves gyakorlattal kellene rendelkeznie annak a személynek, akit ezek ismeretében már kiválasztottunk és foglalkoztatunk.

A „ki töltheti be?” és a „mit kell elvégeznie?” két külön kérdés. Az első a kiválasztáshoz, a foglalkoztatás feltételeihez és adott esetben a jogszabályi megfelelőséghez kapcsolódik. A második viszont már kifejezetten a munkaköri feladatokról történő tájékoztatás tárgya.

Mi történik, ha jogszabály ír elő meghatározott végzettséget?

Természetesen vannak olyan tevékenységek és munkakörök, amelyek ellátásához jogszabály meghatározott végzettséget, szakképesítést, engedélyt vagy jogosultságot követel meg. Ilyenkor a követelményt teljesíteni kell.

Ez azonban még nem jelenti azt, hogy a végzettséget kötelező a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásban felsorolni. A jogszabályi követelmény attól függetlenül fennáll, hogy azt a munkáltató beleírta-e ebbe a dokumentumba. A munkáltató feladata és felelőssége, hogy a munkaviszony létesítésekor, illetve az adott tevékenység megkezdése előtt ellenőrizze, hogy a munkavállaló rendelkezik-e a szükséges képesítéssel vagy jogosultsággal.

A képesítést maga a bizonyítvány, oklevél, engedély vagy más megfelelő dokumentum igazolja. Attól, hogy ugyanezt még egyszer leírjuk a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásban, a munkavállaló feladatai nem válnak pontosabbá.

A végzettség önmagában nem garancia a jó munkaerőre

A gyakorlatban azt sem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy egy bizonyítvány vagy oklevél önmagában nem feltétlenül mutatja meg, milyen minőségben képes valaki egy munkakört ellátni. Azokban a munkakörökben, ahol jogszabály nem ír elő kötelező képesítést, a munkáltató számára sok esetben fontosabb lehet a tényleges szakmai tudás és tapasztalat.

Egy hosszú évek óta az adott területen dolgozó, jelentős gyakorlati tapasztalattal rendelkező munkavállaló adott esetben értékesebb tudással rendelkezhet, mint az, aki ugyan szakirányú végzettséget szerzett, de kevés gyakorlati tapasztalata van. A munkáltatónak éppen a kiválasztás során kell mérlegelnie ezeket a szempontokat.

A munkaviszony fennállása alatt pedig elsősorban annak van jelentősége, hogy a munkavállaló hogyan végzi a rábízott munkát. A Munka Törvénykönyve 52. §-a egyébként is előírja, hogy a munkavállaló köteles munkáját az általában elvárható szakértelemmel és gondossággal, a munkájára vonatkozó szabályok, előírások, utasítások és szokások szerint végezni.

A korszerű, munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásnak ezért nem szükséges egy újabb kiválasztási adatlapként működnie. Sokkal fontosabb annak pontos meghatározása, hogy mi a munkakör célja, mit kell elvégezni, miért felel a munkavállaló, és milyen hatáskörrel rendelkezik.

A munkavédelmi feladatoknak viszont lehet helyük a tájékoztatásban

Ha a munkakör jellegéből adódóan a munkavállalónak konkrét munkavédelmi, biztonsági vagy eszközhasználati feladata van, annak már lehet helye a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásban. Itt ugyanis ismét tényleges munkavégzési kötelezettségről beszélünk.

Más kérdés például annak rögzítése, hogy a munkavállaló köteles a részére biztosított védőeszközöket használni, a gépek biztonsági előírásait betartani vagy meghatározott ellenőrzési feladatokat elvégezni. Ezek már közvetlenül kapcsolódhatnak a munkakör gyakorlati ellátásához.

A munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás ugyanakkor nem helyettesíti a munkavédelmi oktatást, a kockázatértékelést vagy más, jogszabály alapján szükséges munkavédelmi dokumentációt.

Mikor kell módosítani a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatást?

Nem szükséges minden kisebb munkaszervezési változás után új tájékoztatást készíteni. Ha azonban a munkavállaló tényleges feladatköre tartósan és jelentősen átalakul, érdemes a dokumentumot felülvizsgálni.

Ilyenkor azt is meg kell vizsgálni, hogy az új feladatok még a munkaszerződésben meghatározott munkakör keretein belül maradnak-e. Ha a változás valójában már másik munkakört jelent, annak rendezésére nem feltétlenül elegendő a munkaköri feladatokról szóló új tájékoztatás átadása.

A Munka Törvénykönyve 58. §-a alapján a munkaszerződést a felek közös megegyezéssel módosíthatják. A munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás tehát nem használható arra, hogy a munkaszerződésben rögzített munkakört egyoldalúan egy teljesen más munkakörré alakítsák át.

Alá kell írnia a munkavállalónak a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatást?

A tájékoztatás átvételét célszerű dokumentálni. A munkavállaló aláírása elsősorban annak igazolására szolgálhat, hogy a dokumentumot átvette és annak tartalmát megismerte.

Az aláírás azonban önmagában nem változtatja meg a dokumentum jogi természetét. Ha annak tartalma valójában már a munkaszerződés módosítását jelentené, nem elegendő azt egyszerűen a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásnak nevezni. Mindig a dokumentum tényleges tartalmát kell vizsgálni.

Milyen tehát egy korszerű tájékoztatás a munkaköri feladatokról?

Egy jól elkészített tájékoztatás nem akar minden létező információt egyetlen dokumentumba zsúfolni. Nem ismétli meg szükségtelenül a munkaszerződést, a munkavállaló önéletrajzát, a kiválasztási feltételeket és más HR-dokumentumokat.

Ehelyett világosan meghatározza a munkakör célját, a fő feladatokat, a felelősségi területeket, a hatáskört, a szervezeti kapcsolatokat és azokat a lényeges kötelezettségeket, amelyek a munkakör tényleges ellátásához szükségesek.

A tájékoztatásnak életszerűnek is kell lennie. Olyan dokumentumot érdemes készíteni, amelyet nemcsak egy munkaügyi ellenőrzés vagy vita esetén lehet elővenni, hanem amelyből egy új munkavállaló vagy vezető ténylegesen megérti, mit jelent az adott munkakör a vállalkozás mindennapi működésében.

Összegzés

A munkaköri feladatokról történő jó tájékoztatás nem attól lesz szakmailag megfelelő, hogy minél hosszabb és minél több adatot tartalmaz. A cél az, hogy világosan meghatározza az adott munkakör tényleges tartalmát. A munkaszerződés megmondja, milyen munkakörben foglalkoztatják a munkavállalót, a munkáltató tájékoztatása pedig részletesebben bemutatja, hogy ehhez a munkakörhöz milyen feladatok, felelősségi területek és hatáskörök tartoznak.

A végzettség, az önéletrajzi adatok vagy a kiválasztás során vizsgált általános kompetenciák ismételt felsorolása sok esetben nem teszi jobbá a dokumentumot. Még jogszabályban előírt képesítés esetén is a munkáltató feladata annak ellenőrzése, hogy a munkavállaló rendelkezik-e a tevékenységhez szükséges végzettséggel vagy jogosultsággal. Ettől maga a végzettség még nem válik munkaköri feladattá.

Ugyanígy fontos különválasztani a munkakör elemzését a munkaköri feladatokról történő tájékoztatástól. A munkakör elemzése nem munkaköri feladatleírás, hanem elsősorban munkáltatói, szervezési és döntés-előkészítési eszköz. Segítségével vizsgálható például, hogy milyen feladatok vannak a vállalkozásnál, ezek mekkora munkaidő-ráfordítást igényelnek, milyen felelősségi és döntési szint kapcsolódik hozzájuk, hogyan kapcsolódnak más munkakörökhöz, illetve hány munkavállaló szükséges az adott munkamennyiség megfelelő ellátásához. A munkakör elemzésének eredménye tehát segítheti a munkáltatót annak eldöntésében, hogy milyen munkaerőre van szüksége, de az elemzés teljes tartalmát nem indokolt a munkavállalónak átadott, munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásba átemelni.

Hasonlóképpen a minőségirányítási vagy minőségbiztosítási előírások sem azonosak a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatással. Egy minőségirányítási rendszer meghatározhatja, hogy valamely folyamat megfelelő működéséhez milyen szakmai, képzettségi, kompetencia- vagy egyéb feltételek szükségesek. Ezeket a munkáltatónak a munkaszervezés és a megfelelő munkaerő kiválasztása során figyelembe kell vennie. Attól azonban, hogy valamely minőségirányítási rendszer egy feltétel teljesülését megköveteli, az még nem válik automatikusan a munkavállaló munkaköri feladatává.

Éppen ezért a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatást nem érdemes sem munkakör-elemzéssé, sem kompetencia-adatlappá, sem minőségirányítási dokumentummá alakítani. Mindegyiknek megvan a saját célja és helye a vállalkozás működésében, de ezek összemosása nem feltétlenül növeli a dokumentum szakmai vagy munkajogi értékét.

Álláspontunk szerint egy jól elkészített, munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás négy lényeges területre építhető: a Munkakör céljára, a Feladatokra, a Felelősségre és a Hatáskörre. Ezek megfelelő és közérthető meghatározásával a munkavállaló számára világossá válhat, hogy miért van szükség az adott munkakörre, milyen munkát kell ténylegesen elvégeznie, mely területekért tartozik felelősséggel, és milyen keretek között jogosult önállóan eljárni vagy döntést hozni.

A kevesebb ebben az esetben sokszor több. Egy rövidebb, de a tényleges munkavégzést pontosan tükröző tájékoztatás nagyobb gyakorlati értéket jelenthet, mint egy többoldalas dokumentum, amelyben a munkaköri feladatok mellett végzettségi követelmények, személyiségjegyek, kompetencialisták, minőségirányítási követelmények és más, külön dokumentációhoz tartozó információk keverednek.

A tájékoztatást ugyanakkor nem elegendő egyszer elkészíteni és évekre a személyi anyagban hagyni. Célszerű legalább évente egyszer áttekinteni, hogy annak tartalma továbbra is megfelel-e a tényleges munkavégzésnek. Erre különösen szükség lehet technológiai változás, digitalizáció, automatizálás, új informatikai rendszer bevezetése, szervezeti átalakítás, új munkafolyamat, feladatátrendeződés vagy a munkamódszerek jelentősebb változása esetén.

Az éves felülvizsgálatnak nem feltétlenül kell automatikusan a dokumentum módosítását jelentenie. Ha a munkakör és a hozzá tartozó feladatok nem változtak, elegendő lehet annak megállapítása, hogy a tájékoztatás továbbra is a valós munkavégzést tükrözi. Ha azonban a munkavállaló a gyakorlatban már lényegesen más feladatokat végez, mint amelyek a dokumentumban szerepelnek, akkor indokolt annak aktualizálása, és szükség esetén annak vizsgálata is, hogy a változás még az eredeti munkakör keretein belül marad-e.

A Munkavilága szakértőjének véleménye

A munkaköri feladatokról történő tájékoztatás gyakorlatában még mindig sok olyan évtizedes megoldás él tovább, amelynek valódi funkcióját ma már érdemes újragondolni. Nem életszerű egy már kiválasztott munkavállaló feladatainak meghatározásakor ismételten rögzíteni, milyen végzettséggel, hány éves tapasztalattal és milyen általános tulajdonságokkal kell rendelkeznie, amikor a munkáltató ezek ismeretében döntött a foglalkoztatásáról. A munkaköri feladatokról szóló tájékoztatásnak nem azt kell megmondania, hogy kit kellett volna felvenni, hanem azt, hogy a már foglalkoztatott munkavállalónak mit kell elvégeznie.

Ugyanez vonatkozik a ma egyre divatosabb munkakör-elemzésekre és a különböző minőségirányítási követelményekre is. Ezeknek fontos szerepük lehet a vállalkozás működésében, a munkaerőigény meghatározásában, a megfelelő munkavállaló kiválasztásában vagy a szervezeti megfelelőség biztosításában, de nem azonosak a munkaköri feladatokkal, és nem szükséges teljes tartalmukat a munkavállaló feladatairól szóló tájékoztatás részévé tenni.

A korszerű tájékoztatás ezért elsősorban feladatalapú. Véleményünk szerint annak középpontjában négy egyszerű kérdésnek kell állnia: Mi a munkakör célja? Mit kell a munkavállalónak elvégeznie? Miért felel? Milyen hatáskörrel rendelkezik? Ha ezekre világos és a tényleges munkavégzésnek megfelelő választ adunk, akkor a dokumentum betölti valódi funkcióját, miközben elegendő mozgásteret hagy a mindennapi munkaszervezéshez.

A munkavállaló munkavégzésének minőségét végső soron nem az mutatja meg, hány követelményt másoltunk be a dokumentumba, hanem az, hogy a rábízott munkát az elvárható szakértelemmel, gondossággal és megfelelő eredménnyel végzi-e. A munkáltató szempontjából pedig legalább ilyen fontos, hogy a munkaköri feladatokról szóló tájékoztatás ne egy évekkel korábbi állapotot őrizzen, hanem a tényleges munkavégzést tükrözze. Ezért tartjuk célszerűnek legalább évente egyszer felülvizsgálni, és minden jelentősebb technológiai, szervezeti vagy munkafolyamat-változás esetén ismét elővenni.

Jogszabályi háttér

2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről 45. § – a munkaszerződés kötelező tartalma, különösen az alapbér és a munkakör meghatározása.
2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről 46. § – a munkáltató írásbeli tájékoztatási kötelezettsége, ezen belül a munkakörbe tartozó feladatokról történő tájékoztatás.
2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről 52. § – a munkavállaló alapvető kötelezettségei és az elvárható szakértelemmel, gondossággal történő munkavégzés.
2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről 54. § – a munkáltatói utasítás teljesítésével, illetve megtagadásával kapcsolatos szabályok.
2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről 58. § – a munkaszerződés módosítása.